Berubah Menjadi Cemerlang

Membanggakan...
Gagah Perkasa
Segak bergaya
Kejohanan Olahraga Tahunan 2010...
Tiga dare....

Kejohanan Merentas Desa

C - CARA

Caramana kita melaksanakan tugas kita.
Adakah kita faham dengan tugas kita itu?
Ada carta aliran atau tidak?
Bagaimana tugas itu dimulakan sehingga tamat.

Kumpulkan bahan sokongan kepada fungsi. Sumber rujukan, fail surat menyurat, pekeliling, buku panduan yang berkaitan dengan tugas. akta dan dasar, net-working (yang terdiri daripada rakan-rakan sekerja sama ada di dalam atau di luar organisasi).
Pastikan sumber rujukan sentiasa hampir dengan kita yang dengan mudah untuk kita dapatkan.

Bagi melaksanakan tugas pastikan ada Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Sentiasa membuat kajian semula / refleksi tentang kerja kita dan perbaiki manual yang ada. Sesetengah cara sudah ketinggalan zaman dan tidak releven lagi.

Letakkan standard kepada kerja kita berdasarkan standard yang ada seperti SKPM atau STAR RATING, MS ISO 2003. Berdasarkan standard inilah kita meletakkan kerja kita kepada kedudukan statusnya kekurang-kurangnya pada aras 4. Mesti letakkan target yang tinggi untuk penghasilan kerja kita...

Maka Sasaran pencapaian kerja kita hendaklah melepasi 90%. Jika kedudukan kita berada pada 80%, kita kena berubah cara kerja kita. Dalam keadaan ini kita boleh merancang lonjakan pertambahan sebanyak 10% untuk tahun berikutnya untuk berubah ke arah 90%. Jangan mengambil masa terlalu lama untuk bergerak dari tahap pencapaian yang statik tidak berubah cara bekerja untuk setiap tahun. Ada sesetengah pekerja, setiap tahun penghasilan kerjanya tidak berubah. Anda perlu satu paradigma untuk melonjak ke arah yang lebih baik...

ANDA PASTI BOLEH...

Bersambung lagi...

B - BERAPA BANYAK - BERAPA BANYAK TUGAS YANG PERLU KITA SELESAIKAN...

Senarai tugas penting untuk kita tahu berapa banyak tugas kita...

Makin tinggi status kita makin banyak kerja kita dan menjadikan kita makin sibuk. Tugas makin banyak. Rancang, aturkan masa, buat giliran dan pusingan pada senarai tugas. TAKWIMkan. Lihat lajur dan kolum. Lihat juga aktiviti yang diturunkan oleh pihak di luar organisasi.

Jangan cakap dengan Bos kita sibuk. Sebab bos lagi sibuk. CEO lagi sibuk. Jangan cakap dengan Menteri kita sibuk. Perdana Menteri lagi sibuk. Presiden Amerika lagi sibuk.

Ingat tarikh penting yang perlu diingatkan. Ini mengelakkan ia bertembung dan organisasi sentiasa peka dan sedar apa aktiviti yang berlaku dalam organisasi. "Date line" sesuatu tugas perlu juga direkodkan agar sentiasa dapat dilengkapkan pada sesuatu masa. Pengurus perlu menyemak pergerakan dan aktiviti serta "date line" itu adalah telah dipatuhi oleh organisasi.

Kalau aktiviti menggunakan CARTA GANT - BIASA
Kalau aktiviti menggunakan CPM - HEBAT

KIRA TUGAS DALAM JAM DAN MINIT

BUAT JADUAL MINGGUAN, BULANAN DAN TAHUNAN

Organisasi perlu tahu berapa banyak masa perlu diperuntukkan untuk tugas wajib dan berapa banyak perlu untuk tugas sunat

Seorang guru sibuk dengan mengajar dan aktiviti Kokurikulum - BIASA
Seorang guru tugasnya hanya mengajar sahaja - PELIK

Bila pengajaran masuk dalam Jadual Waktu - BIASA
Bila penyeliaan masuk dalam Jadual Waktu - HEBAT
Bila aktiviti luar pengawai dicatat dalam buku persediaan - LAGI HEBAT

Kalau pegawai berebut pada tugas yang dia pakar - BIASA
Kalau pegawai berebut pada tugas yang dia tidak pakar - HEBAT

Kalau terlalu lama dalam tugas yang sama kreativiti akan berkurang. Bila ada orang baru dalam melaksanakan tugas itu kita bimbing untuk melahirkan kreativiti yang lebih banyak. Ia menarik untuk diterokai...

Bersambung lagi...

A - APA...
APA TUGAS KITA, APA FUNGSI KITA...TULISKAN...
Dapatkan dari pelbagai sumber, apa tugas dan apa Fungsi kita? Tuliskan...
Apakah ada perbezaan antara fungsi dan tugas? Fungsi lain, tugas lain...
Fungsi membawa kepada tanggungjawab dan akauntabiliti.

KITA DIJADIKAN UNTUK MELENGKAPKAN ALAM SEMESTA SEPERTI KEJADIAN FLORA DAN FAUNA. KITA TIDAK DIJADIKAN UNTUK SIA-SIA...

Jika kita tidak berada dalam sistem - sistem jadi tidak lengkap...
Jika kita berada dalam sistem - berusahalah untuk melengkapkan sistem...

JANGAN SUSAHKAN ORGANISASI. SELESAIKAN MASALAH BUKAN MENAMBAH MASALAH. JANGAN ROSAKKAN ORGANISASI...

MARAHKAN NYAMUK KELAMBU JANGAN DIBAKAR...

Today we design our building - Tomorrow the building design us...

FUNGSI hendaklah diberikan susunan. Fungsi utama dan pecahan kepada fungsi utama. Biasakan mencari 5 fungsi utama dalam pekerjaan dan yang lain menjadi pecahan.

FUNGSI UTAMA hendaklah diberikan kredit. Berapa banyak peratusan masa diperlukan bagi setiap fungsi itu...
Fungsi organisasi perlu dijelaskan dalam bentuk pernyataan yang kemas bagi organisasi

Seseorang yang bekerja dalam sesebuah organisasi hendaklah memahami dengan sejelas-jelasnya apakah FUNGSI mereka dalam organisasi tersebut...

CARTA HIRAKI ORGANISASI - BIASA
CARTA FUNGSI ORGANISASI - HEBAT

Semua pihak mesti bertanggungjawab dalam menguruskan sesuatu organisasi...

SENARAI FAIL TAK SAMA DENGAN FUNGSI - BIASA
SENARAI FAIL SAMA MENGIKUT FUNGSI - HEBAT
SENARAI FAIL MENGIKUT PEGAWAI - PELIK...

Bersambung lagi...

1. Innovate - Mengubah cara kita melakukan sesuatu. Ia memerlukan kita untuk mempelajari perkara baru, menambahkan ilmu pengetahuan kita. Membaca semua bahan yang berkaitan dengan idea yang ingin kita ketengahkan itu. Meneroka cara-cara baru berfikir (berfikir di luar kotak kebiasaan). Melihat halangan-halangan yang biasa mempengaruhi keinginan, kegemaran, kerja, keluarga dan tugas kita supaya semua halangan itu tidak menganggu idea kita, seterusnya mewujudkan tema tertentu dan berikan sinergi kepada matlamat kita supaya kita mempunyai keinginan yang besar untuk menjadikan idea kita itu satu kenyataan.

2. Detach - Kurangkan perkaitan emosi kita dan paculah ke arah objektif yang hendak kita capai. Bebaskan diri kita daripada kebiasaan. Jangan terikat dengan cara biasa kita untuk menyelesaikan masalah. Lakukan percubaan dengan berani, dengan membayangkan bahawa masalah itu seumpama sebuah puzzle yang kita boleh rungkai, bina, merungkai dan memasangnya berulang kali dengan membuat penambahbaikan pada setiap kali proses itu diulangi.

3. Escape - Kadang kala kita perlu berhenti sekejap untuk kita membuat refleksi. Keperluan untuk berehat dan berhenti seketika seperti tidur sebentar, melakukan senaman ringan, mendengar muzik, berbincang dengan kawan untuk menjadikan kita lebih tenang, lebih berkeupayaan dan lebih kreatif. Kita bersedia dengan tenaga yang telah pulih dan sikap yang betul untuk meneruskan kerja kita kembali.

4. Act - idea tanpa diterjemahkan dalam bentuk tindakan tidak akan bermanfaat kepada sesiapa pun. Idea yang digabungkan dengan tindakan akan menjadikan ianya berguna dan bernilai. Setiap idea hendaklah direalisasikan untuk dikongsi dengan dunia luar...